Episode #17 - Les Soft Skills du Changement : Gérer la complexité

Dans un système économique mondialisé et connecté, nous sommes confrontés à des problèmes et des situations de plus en plus complexes. Il en va de même pour les entreprises qui, au fur et à mesure qu’elles évoluent et grandissent voient leurs systèmes et leurs missions gagner en complexité. En effet, la complexité est souvent la conséquence de développements positifs comme le changement, la croissance et l’innovation.

Elle peut concerner des problèmes structurels, des problèmes interpersonnels ou politiques, ou bien encore des problèmes liés à l’innovation et au changement.

• La complexité est coûteuse en termes de temps et de ressources. Le but est donc de mieux la gérer ou de l’éliminer. 

• Pas toujours facile, en particulier pour les managers déjà surmenés, stressés et dépassés par leur charge de travail. 
• La complexité peut être difficile à vivre parce que porteuse d’inconnu. N’oublions pas cependant que l’innovation naît souvent de situations complexes. 

Il est nécessaire que les managers fassent de la simplification une compétence essentielle de leur leadership ainsi qu’un élément clé de leur stratégie commerciale, car à trop complexifier, on se trouve bien incapable de décider donc d’agir. 

Gérer la complexité : à quoi ça sert ? 

• À atteindre plus facilement ses objectifs.
• À innover.
• À ce qu’une équipe puisse se concentrer sur la résolution des problèmes plutôt que sur la complexité liée à ces derniers.
• À améliorer la motivation et le sentiment de bien-être.

Gérer la complexité : qu’est-ce que ça veut dire?

• Accepter que  la complexité fait partie des souffrances liées à la croissance de l’entreprise et qu’elle peut générer de nouvelles possibilités intéressantes.
• Avoir conscience que les situations complexes nous apprennent à gérer de nouvelles situations. 
• Se montrer optimiste et réaliste quant aux possibilités de votre équipe dans les situations complexes.
• Être à l’écoute de la perception des tensions liées à la gestion de la complexité par vos équipes pour les diagnostiquer, les réduire ou les éliminer.

16 pistes pour répondre à 1 question : Comment gérer la complexité ?

1. En décomposant les processus et les problèmes complexes en sous-parties plus visibles et donc plus faciles à aborder.
2. En collaborant avec les autres sans vous obstiner à vouloir résoudre une situation complexe seul ou avec juste votre équipe, afin de puiser dans leurs compétences pour compléter les vôtres.
3. En utilisant les procédures et l’expertise existantes.
4. En vous appuyant sur les personnes de votre équipe qui aiment plus l’incertitude et l’ambiguïté que d’autres : elles l' expliqueront aux autres. 
5. En faisant appel à votre réseau ou à quelqu’un d’ extérieur à l’équipe si besoin.
6. En passant d'une approche causale qui cherche la cause d’un problème à une logique “effectuale” qui s’intéresse aux effets et aux conséquences. Cette recherche de conséquences ne vise plus à répondre à la question « pourquoi ? » mais à la question « pour quoi?». Les solutions trouvées sont différentes et plus pertinentes que par le biais d’un questionnement des causes, souvent incomplet.
7. En débroussaillant, en simplifiant l’organisation et en se débarrassant des règles inutiles ( et pourquoi pas des activités à faible valeur), et en évitant d’ajouter des couches de procédures, de réunions ou de checklists.
8. En priorisant pour simplifier, c'est-à-dire définir ce qui est vraiment important (et ce qui ne l’est pas) et continuellement le réévaluer.
9. En allant au plus court. Finis les boucles superflues, les doublons, les procédures bureaucratiques excessives : on rationalise.
10. En permettant aux employés de naviguer plus facilement dans les systèmes et les processus de l’entreprise connectée et en évolution. 
11. En clarifiant les rôles et les responsabilités.
12. En travaillant avec un cercle plus large de collaborateurs afin d’aborder ensemble les différents aspects de situations complexes.
13. En adoptant une perspective axée sur le client afin de créer de la valeur pour lui. Il est important d’identifier ce qu’il veut et recherche, et ce que vous pouvez faire pour qu’il réussisse au mieux.
14. En cessant d’être trop gentil. La complexité est notamment provoquée ou exacerbée par la tendance à ne pas parler des sujets qui fâchent et des pratiques discutables ( réunions inefficaces, missions imprécises, e-mails inutiles, analyses trop poussées ou mauvaises pratiques de management). Il faut se débarrasser de comportements personnels susceptibles de compliquer les choses.
15. En réduisant les échelons hiérarchiques et en élargissant les responsabilités, on évite ainsi le micromanagement. Il faut donc examiner régulièrement la structure de l’entreprise pour trouver des moyens de réduire le nombre d’échelons hiérarchiques et accroître l’étendue des responsabilités.
16. En ne laissant pas les mauvaises herbes repousser. 

Nos conseils pour  gérer la complexité

Pour vous managers, c’est…

• Décomposer  :  Aidez votre équipe à décomposer les problèmes complexes en éléments et processus plus simples.
• Collaborer :  Encouragez votre équipe à collaborer avec des experts en dehors de votre équipe, de manière à résoudre le problème compliqué auquel vous êtes confronté.
• Structurer  :  Aidez votre équipe à faire un diagramme ou encore à définir la structure de la situation complexe afin qu’elle puisse bien comprendre et expliquer les circonstances.
• Prévoir toutes les éventualités  :  Tout en encourageant votre équipe à rechercher le meilleur résultat possible, veillez à qu’elle envisage tous les scénarios imaginables d’une situation complexe.
• Rechercher les opportunités  :  Rappelez à votre équipe que les problèmes complexes apportent souvent de nouvelles façons d’aborder un problème. Encouragez vos collègues à examiner la complexité pour trouver l’occasion de simplifier les processus ou de repérer de nouvelles associations.

Pour vous collaborateurs, c’est …

• Décomposer  :  Lorsque vous êtes confronté(e) à un problème ou un cas complexe, essayez de le décomposer en éléments et processus, recherchant ainsi les moyens de simplifier et de rationaliser.
• Collaborer :  Faites appel à votre réseau de collègues, au sein de votre organisation aussi bien qu’en dehors, pour obtenir des compétences et points de vue supplémentaires sur le problème complexe.
• Structurer  :  Plus la situation est complexe, plus il est crucial de lui donner une structure bien définie. Essayez de décrire la situation par un diagramme ou autre système, de manière à la rendre plus claire et à faciliter les explications ainsi que la résolution.
• Prévoir toutes les éventualités  :  Les problèmes compliqués peuvent mener à différents résultats ; prévoyez les manières de gérer chacun d’entre eux.
• Rechercher les opportunités  :  Recherchez les occasions de simplifier ou de trouver de nouvelles associations dans le cadre d’une situation complexe, sachant que la complexité peut mener à l’innovation.

Si vous souhaitez savoir où vous en êtes sur cette compétence comportementale et surtout comment la développer pour vous et vos équipes, cliquez ici nous serons ravis de vous en dire plus.

Retrouvez ici tous les épisodes de notre Série Soft Skills Mode d’emploi.

Episode #1 : Les Soft Skills, qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Episode #2 : Comment mettre en place une politique de Soft Skills?

Episode #3 : Les Soft Skills du changement, l’exemple du modèle de leadership de Changers

Episode #4 : Soft Skills 1 - S’adapter au changement

Episode #5 : Soft Skills 2 - La connaissance de soi

Episode #6 : Soft Skills 3 - Rester ouvert au feedback

Episode #7 : Soft Skills 4 - Faire preuve d’humilité

Episode #8 : Soft Skills 5 - Travailler avec agilité

Episode #9 : Soft Skills 6 - Provoquer l'innovation

Episode #10 : Soft Skills 7 - Gérer l'ambiguïté 

Episode #11 - Soft Skills 8 - Favoriser un environnement inclusif

Episode #12 - Soft Skills 9 - Être empathique

Episode #13 - Soft Skills 10 - Communiquer efficacement 

Episode#14 - Soft Skills 11 - Prendre des risques

Episode#15 - Soft Skills 12 - Favoriser la durabilité

Episode#16 - Soft Skills 13 - Être proactif