Episode #6, Les Soft Skills du Changement : Rester ouvert au feedback

Alors qu’avec la crise sanitaire l’isolement s’impose comme un problème central de nos vies professionnelles, il est important de savoir solliciter, donner et recevoir le regard de l’autre. Plus qu’une technique, c’est aussi une posture et un état d’esprit à cultiver. 

Le feedback qu’est-ce que c’est ?

Le feedback est l’acte de transférer des informations liées à l’observation d’un comportement ou à la réalisation d’une tâche.

Le feedback commence par une conversation libre. La relation doit être équilibrée et non descendante : les deux parties doivent se respecter et pouvoir s’exprimer.

Rester ouvert au feedback : qu’est-ce que ça veut dire ?

C'est savoir solliciter le regard extérieur comme facteur de progrès ; c’est un état d'esprit qui considère positivement tout retour comme bienveillant et constructif.

Le feedback : à quoi ça sert ?

L’objectif du feedback est toujours de permettre à une personne de se lancer dans l’action. Cela sert donc à gagner en performance individuelle et collective et en sécurité

Cela sert à éviter ce sentiment de frustration ou d’incompréhension, cette peur de l’annonce d’une mauvaise nouvelle, ce sentiment de travailler dans l’urgence, ce manque de visibilité ou de contrôle lorsqu’on vous demande un point sans préparation.

La solution est d’avoir des moments d’échanges structurés et réguliers entre collègues. Les conversations improvisées peuvent parfois créer une tension peu propice à l’échange, dans la mesure où on a tous des niveaux de préparation et d’informations différents.

Pour aller plus loin : la méthode « RAPPEL » ou comment réenchanter les conversations au travail

Comment organiser le feedback ?

> Ritualiser les points

• Créer un cadre et une régularité, une récurrence et donc une prédictibilité.
• Ne pas faire ce point à son bureau mais dans une salle de réunion, à l’extérieur.

> Procéder de façon collaborative

• Fixer un ordre du jour en amont.
• Garder la même structure semaine après semaine, pour faciliter le suivi des évolutions.
• Veiller à la prise en charge des sujets et en assurer le suivi.
• Faire venir chacun avec ses sujets.

> Aller en profondeur.

> S’engager sur les prochaines étapes pour que cela se transforme en actions.

> Prendre du recul en visant aussi le long-terme (formats mensuels et trimestriels).

> Et la posture ?

• Installer l’empathie pour créer un espace positif.
• Etablir un climat d’ouverture.
• Faire de ce point un moment que chacun attend et non qu’il redoute.

Mettre en place une culture du feedback : créer la confiance.

• Centrer le feedback sur les compétences du collaborateur et non sur l’atteinte des objectifs. 
• Permettre des feedbacks à tous niveaux, bienveillants et objectifs afin d’augmenter la performance de tous
• Favoriser des feedbacks fréquents en incitant les collaborateurs à les demander eux-mêmes à plusieurs personnes.
• En faire un projet collectif centré autour des collaborateurs et des managers.

Comment en tirer avantage quand même si ça se passe mal ?

Une évaluation de performances négative peut laisser une très mauvaise impression, mais ce n’est pas nécessairement un échec. Elle peut même être une source de progrès. Considérons ainsi l’adage “ quand je me plante, je pousse !”

Pour cela :

• Ne pas réagir impulsivement, sous le coup de l’émotion ou de la colère.
• Ne pas se mettre sur la défensive.
• Ne pas reporter la responsabilité sur d’autres.
• Ne pas contester l’évaluation.
• Écouter les commentaires.
• Solliciter éventuellement un nouvel entretien mais après avoir pris le temps nécessaire pour digérer.
• Ne pas hésiter à demander une clarification.
• Prendre du recul.
• Si besoin, corriger les (vraies) erreurs, en étant factuel.
• Établir un plan d’actions et le partager avec votre manager.
• Demander de l’aide ou son avis à quelqu’un d’extérieur.
• Organiser de brèves réunions de suivi de vos progrès.

Pour aller plus loin : Comment tirer avantage d’un entretien d’évaluation annuel négatif ?

Le feedback de vos collaborateurs : une mine d’informations

Tenir compte des ressentis, suggestions et idées des collaborateurs est une aide précieuse. Leur feedback permet d’adapter la stratégie de l’entreprise. Ils ont besoin d’un retour, et de voir les changements. Le feedback est à la fois un baromètre, un outil de communication interne et RH, mais permet également d’évaluer le besoin de formation ou le ressenti des équipes.

Pour aller plus loin : Et si les clés du succès étaient dans le feedback de vos collaborateurs ?

Nos conseils

1. Etre disposé à fournir du feedback lorsqu’il est nécessaire et pas seulement lorsqu’il est planifié.

2. Rester souple
3. Trouver le bon moment pour obtenir du feedback de votre manager sur le travail en cours.
4. Laisser les membres de votre équipe s’exprimer avant de faire vos commentaires.
5. Expliquer votre point de vue de la manière la plus neutre possible.
6. Etre prêt à fournir des exemples d’insuffisances (ou de réussite !) mais aussi la manière de s’améliorer.
7. Demander des exemples précis de ce que l’on vous demande d’améliorer.
8. S’assurer que vous êtes bien compris.
9. Se focaliser sur la manière de vous améliorer plus que sur les insuffisances pointées.
10. Reformuler ce qui est dit, prendre des notes.

Alors intéressé à découvrir le modèle de leaderships de Changers et les 24 Soft skills du changement ? Cliquez ici, nous serons ravis de vous en dire plus.

Retrouvez ici tous les épisodes de notre Série Soft Skills Mode d’emploi.

Episode #1 : Les Soft Skills, qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Episode #2 : Comment mettre en place une politique de soft skills?

Episode #3 : Les Soft Skills du changement, l’exemple du modèle de leadership de Changers

Episode #4 : Soft Skill n°1, s’adapter au changement

Episode #5 : Les Soft Skills du changement : la connaissance de soi

Episode #6 : Les Soft Skills du changement, rester ouvert au feedback